Equipamentos para escritório: 5 erros comuns ao escolher e como evitá-los

Enquanto escolher os equipamentos para o seu escritório pode parecer uma tarefa relativamente fácil, na verdade, é muito mais do que apenas custo e aparência. Há uma série de fatores que você deve considerar para obter os melhores aparelhos para seu ambiente de trabalho.

Ao evitar esses cinco erros comuns de compra de equipamentos, você garantirá que tudo o que for escolhido irá ajudar a melhorar a produtividade em seu trabalho e a satisfação dos funcionários.

1. Escolhendo pelo preço antes da qualidade

Por mais que possa ser em uma loja aparentemente confiável, muitas vezes um preço menor por um produto não significa que estará escolhendo a melhor opção para seu ambiente. E se tratando de materiais de escritório, o preço não pode vir como primeira alternativa de escolha.

Por quê? Porque normalmente mais barato significa que o equipamento foi feito economizando em algumas partes (materiais de menor qualidade, fabricação sem supervisão, etc..). E isso significa que isso não vai durar tanto quanto deveria, o que acaba lhe custando mais tempo e muito mais dinheiro a longo prazo.

Lembre-se:

Ao procurar os equipamentos para o seu escritório, não caia na armadilha de um preço muito barato. Você deve pensar em cada um deles como um investimento, que retornará o valor tanto financeiramente quanto em desempenho a longo prazo.

2. Comprar sem um “foco”

Se você não sabe o que quer quando vai procurar seus equipamentos, vai acabar desperdiçando muito tempo para decidir se realmente é “esse” ou “aquele” que vai precisar em cima da hora. Nessa horas você pode precisar tomar uma decisão precipitada da qual tem grande chance de se arrepender no futuro.

Lembre-se:

Para estar preparado para o futuro, você vai deve sempre avaliar quais são ou serão as suas necessidades. Você quer um desumidificador de papel pequeno ou grande? Quer uma guilhotina ou uma refiladora de papel será mais útil para seu trabalho?

Você ainda pode avaliar a sua experiência ou a de quem já teve algum equipamento de alguma empresa específica para saber se possui algum defeito ou se poderia melhorar em algo, seja em algum detalhe como cores ou em algo mais significante como o desempenho/durabilidade.

3. Manter o mesmo “nível de equipamento”

Um dos erros mais comuns pode estar relacionado à insegurança ao comprar algum equipamento novo, seja para substituir algum que possa ter estragado ou para uma nova necessidade.

Imagine que você possua por um bom tempo uma fragmentadora de papel pequena e um dia precise comprar uma nova para a substituir. Se você comprar uma exatamente igual você pode estar adquirindo um equipamento antigo e não tão eficaz quanto um novo.

Acompanhe os avanços da tecnologia e procure se manter sempre atualizado, pois isso pode auxiliar em todo o desempenho de sua empresa.

Lembre-se:

Pesquise e se informe bem sobre o equipamento que pode comprar caso não tenha experiência com ele ainda. Fale com um vendedor para saber tudo o que pode ou não fazer, no que o equipamento pode ou não ajudar em seu dia a dia

4. Não contando com todos os custos

É comum em compras de equipamentos de escritório esquecer de aplicar alguns valores no papel quando for finalizar a compra de algum produto.

No caso de produtos eletrônicos, um valor a se levar em conta é a quantidade de energia que cada produto pode gastar, possíveis manutenções periódicas que possam ser necessárias, entre outros fatores.

Ou a troca de pilhas que pode ser feita em alguns equipamentos que precisam delas para funcionar, como as calculadoras de mesa.

Para compras online, além do valor do produto é importante ficar atento ao valor do frete, para que não ocorram decepções ou sustos na hora de finalizar alguma compra.

Lembre-se:

Ao fazer compras, pergunte ao seu fornecedor quais são os custos de compra para evitar surpresas com cartão de crédito.

Coloque na ponta do lápis todos os custos que pode ter em cada produto que vai adquirir para ter mais tranquilidade no futuro.

5. Comprar sem uma mentalidade de crescimento

Quando se precisa apenas de alguns equipamentos de escritório no momento ou se está comprando em grande quantidade para distribuir por um prédio com diversos escritórios, um dos maiores erros cometidos pelas é o de não comprar com o crescimento futuro em mente.

O que isso pode causar?

O principal problema que pode vir a acontecer nesses casos está relacionado à organização. Seus funcionários podem acabar usando tecnologias que se tornam ineficientes rapidamente, seus equipamentos de escritório podem se tornar incompatíveis ou se diferenciar totalmente.

Além disso, o desempenho pode ser prejudicado se a quantidade dos equipamentos adquiridos não for suficiente para o uso de vários ou todos os funcionários ao mesmo tempo, causando filas e demoras nos processos internos de sua empresa.

Lembre-se:

Ao comprar seus equipamentos, procure produtos que sirvam bem a todas as necessidades de seu escritório e que possam suportar a grande demanda que ele pode exigir.

Tente manter um padrão e nivelamento elevado de tecnologias e inovações que vão facilitar e principalmente agilizar todos os processos internos de seu ambiente de trabalho.

Conclusão

Escolher equipamentos de escritório para sua empresa pode ser uma tarefa sem grandes complicações ou dores de cabeça, tanto agora como para o futuro.

Assim como em várias atividades do cotidiano, é necessária uma atenção em alguns fatores importantes que, muitas vezes, ficam de lado por diversas pessoas na hora de comprar esses produtos.

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