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Dicas e Tutoriais
15.05.20

Fragmentadora de papel ideal para determinada carga de trabalho?

As fragmentadoras de papel possuem diversos benefícios, seja para fortalecer a sustentabilidade em seu negócio ou até mesmo para otimizar processos de descarte de documentos com dados sigilosos. Contudo, o que a maioria das pessoas não conhecem é a respeito da relação entre a sua carga de trabalho e a fragmentadora de papel ideal para suprir suas necessidades na medida certa.

Neste conteúdo iremos esclarecer o porquê de comprar uma fragmentadora de papel adequada para a sua carga de trabalho.

LGPD: A importância da eliminação de dados

A Lei Geral de Proteção de Dados (lei nº 13.709/2018) – LGPD está prevista para entrar em vigor ainda em 2020, onde seu foco está na privacidade e proteção de dados das pessoas e o uso deles pelas empresas e órgãos públicos, assim como as sanções administrativas em casos de violação.

Um dos quesitos a ser considerado na LGPD é a manipulação das informações contidas em documentos. Para assegurar que o tratamento de dados físicos esteja sendo realizado corretamente, não esqueça de descartar os dados corretamente.

Se a política de proteção de dados da sua empresa estiver direcionada para a exclusão dos dados após o uso, a fragmentadora ajudará na otimização do processo de descarte.

Uso particular

As fragmentadoras de papel possuem diferentes tamanhos, potências e níveis de segurança, conhecidos como P1, P2, P3, P4, P5, P6 e P7. Alguns de seus modelos são apropriados para o uso doméstico e para pequenos escritórios, pois são mais compactos e financeiramente acessíveis.

Casa

Para uso doméstico a fragmentadora se demonstra uma forte aliada na hora de reduzir o espaço de papéis para descarte. A Lei Geral de Proteção de Dados (lei nº 13.709/2018) – LGPD, não se aplica diretamente aos descartes de documentos em casa, mas a fragmentadora também ajudará na privacidade das pessoas que são mais reservadas e que querem garantir o sigilo de seus dados pessoais no descarte de correspondências, contas e outros documentos.

Modelo recomendado:

Pequenos escritórios

Quando falamos em pequenos escritórios é preciso ter em mente que, como qualquer outra empresa, esta parcela do mercado também terá que se adequar para a nova LGPD.

O volume de documentos independe do nível de segurança necessário se a empresa pequena deve se enquadrar na LGPD, ela também vai precisar de um equipamento com segurança.

O melhor equipamento para você que se encontra neste cenário é uma fragmentadora que já impossibilite a reconstrução de um documento, de uso esporádico e que tenha um impacto menor em seu bolso.

Modelo recomendado:

Uso corporativo

Escritórios

As fragmentadoras de papel para uso corporativo são equipamentos mais robustos para atender a carga de trabalho de escritórios maiores e agências de publicidade, por exemplo.

Contudo, geralmente, estes segmentos de mercado não necessitam dos equipamentos mais potentes por conta do uso da fragmentadora ainda ser esporádico, diferente dos centros de descarte ou até mesmo em agências bancárias que lidam diretamente com milhares de informações e que futuramente terão que dar atenção redobrada para a etapa de descarte de informações pessoais.

Modelos recomendados:

Uso departamental

Os equipamentos fornecidos para os usos de setores departamentais tendem a ter um nível de segurança superior e possuem maior potência para fragmentar maços de folhas maiores.

Agências bancárias

Agências bancárias trabalham com um grande volume de informações pessoais e que exigem alto sigilo, com isso necessitam de um equipamento que garanta a integridade das informações no momento do descarte.

Todas estas ações não necessárias para que a agência ou grupo não sofram o impacto financeiro das multas referentes a quebra de sigilo às informações pessoais podem ultrapassar os R$50 milhões ou até 2% do faturamento total da empresa/grupo.

Além de garantir a segurança dos dados pessoais de seus clientes nos processos iniciais da sua empresa, é essencial que no fim elas sejam devidamente descartadas.

Como dito anteriormente, agências bancárias lidam diretamente com milhares de informações e por conta da LGPD terão que dar atenção redobrada para a etapa de descarte de informações pessoais.

Para atender a está necessidade de fragmentação de um grande volume de documentos o recomendado para a optimização do processo de descarte é optar por equipamentos com maior potência e que permaneça mais tempo em funcionamento sem sobreaquecimento.

Confira alguns modelos recomendados de fragmentadoras de papel para agências bancárias:

Modelos recomendados:

Logísticas reversas para destruição de grande volume de documentos

Alguns segmentos de logística reversa se responsabilizam exclusivamente do descarte de grandes volumes de documentos físicos. Para este departamento é necessário o uso de equipamentos com maior capacidade de fragmentação e que garantam a completa destruição dos documentos.

Modelos recomendados:

Centros de destruição

Como nos departamentos de logística reversa, os centros de destruição são responsáveis pela terceirização desta etapa para diversas outras empresas. Os centros de destruição também necessitam estar de acordo com a LGPD para manter a si mesma e a outras empresas longe de multas. A etapa de destruição é necessária para o caso de alguma das informações ser indevidamente descartada for roubada.

Modelos recomendados:

Os riscos de escolher uma fragmentadora que NÃO é adequada para sua carga de trabalho

Como você pôde ver, existem diferentes fragmentadoras e casos de uso para diferentes cargas de trabalho. Mas quais os riscos de escolher um equipamento que não condiz com suas necessidades?

Um grande erro que pode te prejudicar financeiramente, é no caso de escritórios maiores ou até mesmo outras empresas do ramo departamental possuírem um alto volume de documentos para descarte que optam por equipamentos menos robustos.

É necessário ainda estar atento, que em muitos casos, o equipamento vai necessitar de tempo de descanso para o motor esfriar antes de voltar a funcionar.

E também a máquina pode ter uma construção que não é adequada à utilização, com grande percentual de plástico em componentes críticos, comprometendo assim, a sua durabilidade a médio e longo prazo.

O ideal nestes casos é a preferência pela aquisição de equipamentos mais potentes e que atendam realmente às suas necessidades. Caso optem pela compra de equipamentos de nível de segurança inferior, o investimento terá que ser dobrado, pois logo mais necessitarão de equipamentos mais potentes que realmente atendem sua carga de trabalho.

A Menno atua no mercado nacional, e há mais de 50 anos é fabricante de fragmentadoras e materiais para escritório, garantindo e fornecendo toda a assistência necessária em seus produtos.

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