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Dicas e Tutoriais
15.06.20

Dicas de como se organizar para fazer a reposição dos materiais de escritório

Com a grande correria no dia a dia das empresas, a reposição de muitos materiais de escritório são deixados de lado e, com isso, consequentemente acarreta em perda de produtividade. 

Isso ocorre porque as atividades que o funcionário está desempenhando naquele momento terá que ser pausada por falta de material no estoque, e por isso, ele terá que correr atrás de mais produtos para repor o que está faltando e poder dar continuidade nas demandas. 

Por esse motivo, pensamos em desenvolver este conteúdo especialmente para você, que quer trabalhar em um ambiente mais organizado e preparado para os contratempos que podem vir a acontecer. 

Portanto, para não atrapalhar o desempenho das atividades rotineiras no seu escritório, confira nosso post de hoje! 

Tenha arquivado toda a contagem do seu estoque

Para possuir um ambiente organizado e ter sempre em mãos os materiais necessários para trabalhar, é preciso fazer a contagem do seu estoque e arquivar em um lugar seguro e de fácil acesso por todos. 

A fim de melhorar a reposição dos materiais de escritório, possuir uma planilha online pode ser uma ótima ideia, pois além de ajudar a manter todos os itens atualizados, ela não terá custo algum. 

Nela deve ser colocado tudo o que entra e o que sai diariamente ou semanalmente. Dessa forma você e sua equipe conseguem identificar melhor os itens que são usados frequentemente ou, em maior quantidade. Essa é a melhor maneira de saber qual será a hora certa de fazer a reposição dos materiais de escritório da sua empresa. 

Será ainda mais fácil realizar a lista dos itens que serão necessários comprar, e assim, separar o investimento que será feito a aquisição. 

Use um software para gerenciar o estoque

Além da planilha que citamos acima, você pode procurar por meios mais completos e precisos, como softwares que gerenciam o seu estoque. 

Para grandes empresas é ideal esse tipo de sistema, pois ele irá ajudar agilizar e simplificar de maneira eficiente todo o seu estoque de materiais de escritório, de modo que fique registrado toda entrada e saída de produtos

Anote tudo o que precisa e evite excessos e desperdícios dos materiais de escritório

Antes de tudo, o melhor a se fazer é uma lista dos itens que serão necessários comprar, para assim, evitar de comprar em excesso e gastar mais do que deveria ou, desperdiçar produtos. 

Um bom exemplo de itens que muitas empresas compram em grande quantidade, e que muitas vezes não é necessário, são grampos, clips, pilhas, fitas e até mesmo papéis, pois se comprados em grande quantidade, podem acabar estragando por armazenamento inadequado. 

Neste caso, utilizar os desumidificadores de papel é o ideal, ele serve para preservar a qualidade do papel e retirar sua umidade. Isso acontece para prevenir que impressões e fotocópias sejam danificadas durante o processo que passam dentro das impressoras. 

Um papel sem umidade evita que suas impressões fiquem com marca de rolete por conta do seu equipamento de impressão. Essa marca de rolete só fica no papel devido a umidade contida nele. 

Busca sempre por qualidade e boas condições

Produtos de qualidade e com preços acessíveis, também fazem parte da reposição e organização dos materiais de escritório. O recomendado é que depois de feito a análise da planilha ou software de gestão, os responsáveis sejam capazes de identificar os produtos que são indispensáveis para a atividade do escritório. 

Deixar claro a disponibilidade do orçamento para a reposição dos materiais de escritório, também é muito importante. Caso seja preciso reduzir esse valor, os produtos essenciais devem ser priorizados. 

Contudo, optar por marcas que apresentem um melhor rendimento, custo benefício e qualidade é um diferencial na reposição desses materiais. 

Todos os colaboradores devem ajudar nesse processo

Como todos utilizam materiais de escritório, é fundamental que fiquem de olho na hora de anotar as entradas e saídas dos produtos que forem usados, seja nas planilhas ou softwares de controle de estoque, como mencionamos acima. 

Se cada um ficar responsável por atualizar o controle do que entra e sai do próprio escritório, a contabilidade será bem mais fácil, não é mesmo? 

Outro fator que ajuda muito a evitar desperdícios e, consequentemente ajudar na organização desses materiais de escritório, é orientar as equipes, explicar quais são os gastos feitos comprando materiais desnecessários. 

Além disso, utilizar folhas que foram impressas de maneira errada, podem virar um ótimo rascunho, evitando assim, o uso de novas folhas brancas para esse tipo de utilidade. 

Outro ponto relevante para a economia da empresa está na orientação correta de sua equipe. Deixar os funcionários a par dos gastos com o material é importante para evitar desperdícios. 

Essas são algumas dicas de como organizar sua empresa para fazer a reposição ideal dos materiais de escritório sem gastar de maneira indevida e aproveitar melhor os itens à disposição. Todos devem ter responsabilidade e ficar de olho para não acontecer nenhum imprevisto. 

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil para você e, caso tiver alguma sugestão, deixe para gente nos comentários abaixo. Aproveite e confira mais matérias no nosso blog, lá você encontra mais conteúdos legais como este.

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